DSN : qu'est-ce que c'est ?
Obligatoire depuis janvier 2017, la DSN est un fichier mensuel dématérialisé produit à partir de la paie de tous les salariés de l'entreprise. Par une transmission unique, elle regroupe et simplifie la quasi-totalité des déclarations sociales, soit environ une trentaine de formalités administratives que l'entreprise devait auparavant transmettre à divers organismes et administrations (Urssaf, CPAM, Pôle Emploi, Centre des impôts, Agirc-Arrco, organismes complémentaires, Caisse des régimes spéciaux, etc.).
Toutes les entreprises du secteur privé du régime général et du régime agricole, quel que soit le nombre d'employés, sont concernées par la DSN. Certains employeurs en sont exemptés, comme les particuliers employeurs, les indépendants, les micro-entrepreneurs et les employeurs de la fonction publique. Si votre entreprise se compose de plusieurs établissements, vous devez réaliser une DSN pour chaque entité disposant d'un numéro de SIRET propre. À noter que la DSN sera obligatoire pour le secteur public d'ici 2022.
DSN : que contient-elle ?
La DSN mensuelle sert à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociales de vos salariés. Elle rassemble les données générales de paie (le salaire, les cotisations, le numéro de Sécurité Sociale ou numéro d'Inscription au Répertoire ou numéro technique temporaire, le SIRET de l'établissement, etc.), ainsi que les signalements d'événements qui permettent d'ouvrir les droits à prestation du salarié :
- Arrêt de travail (maladie, accident du travail, maternité, paternité)
- Changement du contrat de travail
- Fin de contrat de travail
Tout évènement survenu au cours du mois doit être signalé via la DSN dès qu'il est connu.
La DSN remplace un grand nombre de documents obligatoires, entre autres l'attestation employeur, la déclaration unifiée des cotisations sociales, le bordereau de cotisations Urssaf, les formulaires de radiation auprès des mutuelles, sociétés d'assurance ou/et institutions de prévoyance, ou encore l'attestation de salaires pour le versement des indemnités journalières. L'entreprise n'a plus à produire le tableau récapitulatif annuel Urssaf, car les régularisations doivent être effectuées lors des DSN mensuelles.
La DSN est donc le reflet de la situation du salarié au moment de la paie. Elle alimente par ailleurs le compte personnel de formation et le compte pénibilité.
Avec l'entrée en vigueur du prélèvement à la source le 1er janvier 2019, la DSN comporte désormais le taux de prélèvement à appliquer aux revenus que la Direction générale des Finances publiques vous a transmis par voie dématérialisée. L'assiette de calcul du prélèvement à la source est le salaire net imposable.
DSN : quand et comment ?
La DSN doit être effectuée chaque mois :
- Avant le 5 du mois pour les entreprises mensualisées (celles d'au moins 50 salariés et dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail)
- Avant le 15 du mois pour les autres (entreprises de 50 salariés et plus en décalage de paie, employeurs de moins de 50 salariés)
En cas d'embauche d'un nouvel employé, vous devez effectuer une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) sur net.entreprises.fr Vous devez informer ce nouveau salarié que vous utilisez la DSN.
Attention : des pénalités de retard sont appliquées en cas de déclaration tardive, dite en jargon administratif "défaut de production dans les délais". La sanction est d'ordre financier et équivaut à 1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité Sociale (PMSS) par mois de retard (ou au prorata) et par salarié. En cas de non-respect de la DSN, d'omission et d'inexactitudes, l'administration applique des sanctions pouvant aller jusqu'à 1,5 % du PMSS par salarié.
Vous avez 3 options pour effectuer la DSN mensuelle :
- Le faire vous-même sur le site net-entrepreises.fr ou via un logiciel de paie compatible
- Confier cette tâche à un tiers (expert-comptable par exemple)
- Réaliser certaines déclarations et confier les autres à un tiers mandaté.
Vérifiez que votre logiciel ou celui de votre tiers déclarant est compatible à la norme Néodes. Seule cette nouvelle norme permet d’émettre des DSN. Consultez la liste des logiciels de paie et RH compatibles DSN disponibles. L'utilisation d'un logiciel de paie DSN vous permettra de gagner du temps, de produire les documents conformes et de mieux maîtriser la gestion de vos ressources humaines.
DSN : que faire sans logiciel de paie compatible DSN ?
Si vous ne disposez pas de logiciel de paie compatible DSN, vous pouvez adhérer à l'une des offres suivantes :
- Le guichet professionnel IZILIO
- Le Titre emploi service entreprise de l'Urssaf
- Le dispositif impact emploi de l'Urssaf pour le secteur associatif
- Le chèque emploi associatif de l'Urssaf pour les fondations ou associations à but non lucratif